Datenschutzhinweise zur Plattform Lavenia

Entwurf, abgestimmt auf den aktuellen Funktionsumfang der App. Gelb markierte Angaben sind Platzhalter. Bitte vor der Veröffentlichung rechtlich prüfen lassen und danach diesen Hinweis entfernen. Für diese Webseite gilt die gesonderte Datenschutzerklärung der Webseite.

1. Wer ist verantwortlich?

Anbieter der Plattform Lavenia ist [Name / Firma, Anschrift, E-Mail, Telefon]. [Falls benannt: Datenschutzbeauftragte/r mit Kontakt]

Auf Lavenia gibt es zwei Arten von Verantwortung:

• Daten der Friedhöfe: Grabstellen, Verstorbene, Nutzungsberechtigte, Gebühren und Zahlungen führt die jeweilige Friedhofsverwaltung. Verantwortlich ist der Friedhofsträger (Kirchengemeinde, Stadt oder Gemeinde). Lavenia verarbeitet diese Daten nur in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Fragen dazu richten Sie am besten direkt an die Friedhofsverwaltung; wir leiten Anfragen weiter.
• Eigene Angebote von Lavenia: Für die Grabsuche, die Konten von Angehörigen, Gedenkseiten, den Marktplatz, die Zugänge von Betrieben und den Support ist Lavenia selbst verantwortlich. Dafür gelten die folgenden Abschnitte.

2. Was für alle gilt

Hosting und Server-Protokolle

Lavenia läuft auf Servern bei [Hoster, Anschrift] in [Deutschland]; mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Angaben (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb). Protokolle löschen wir nach [7] Tagen.

Kein Tracking, keine Werbung

Lavenia setzt keine Analyse- oder Werbewerkzeuge ein und blendet keine Werbung ein. Schriften und Programmteile liefern wir selbst aus.

Speicher im Browser

Damit Sie angemeldet bleiben und Ihre Auswahl erhalten bleibt, speichert Lavenia wenige Einträge im Speicher Ihres Browsers: das Anmelde-Token, den zuletzt gewählten Friedhof, ausgeblendete Hinweise und Gräber, die Sie ohne Konto speichern. Diese Einträge sind für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie bleiben auf Ihrem Gerät, bis Sie sich abmelden oder die Website-Daten löschen.

E-Mails

Lavenia verschickt nur E-Mails, die zur jeweiligen Funktion gehören, etwa Anmeldelinks, Erinnerungen, Auftragsnachrichten und Rechnungen, keine Werbung. Für den Versand nutzen wir [E-Mail-Dienstleister, Sitz]. Eine Kopie jeder E-Mail liegt [90] Tage im Postausgang der Plattform, damit unser Support Zustellprobleme klären kann.

Sicherheit

Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS). Passwörter speichern wir nur als Hash (scrypt). Das Plattform-Team meldet sich zusätzlich mit einem zweiten Faktor an. Zugriffe des Supports auf einen Friedhof werden im Protokoll des Friedhofs vermerkt.

3. Grabsuche für Besucher

Die Grabsuche funktioniert ohne Konto. Um zu prüfen, ob Sie sich auf dem Friedhof befinden, fragt Ihr Browser nach Ihrer Erlaubnis und übermittelt Ihren Standort einmalig an Lavenia. Wir vergleichen ihn mit der Lage der Friedhöfe und speichern ihn nicht. Bestätigt sich der Standort, erhalten Sie eine Freigabe für diesen Friedhof, die zwei Stunden gilt. Ihre Suchbegriffe werden nur zur Beantwortung der Suche verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung der Grabsuche) und, für den Zugriff auf den Standort Ihres Geräts, Ihre Einwilligung über die Abfrage des Browsers (§ 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können die Freigabe in den Einstellungen Ihres Browsers jederzeit widerrufen.

4. Konto für Angehörige

Für das kostenlose Konto verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und, wenn Sie ihn angeben, Ihren Namen. Die Anmeldung erfolgt über einen Link, der 30 Minuten und nur einmal gilt. Danach bleiben Sie bis zu 30 Tage angemeldet.

Im Konto speichern wir die Gräber, die Sie gespeichert haben (mit Name, Lebensdaten und Lage, wie sie bei der Suche angezeigt wurden), Ihre Bestätigung als nutzungsberechtigte Person per Code vom Bescheid und Ihre Einstellungen für Erinnerungen. Erinnerungen schicken wir eine Woche vor Geburtstag, Todestag oder Totensonntag per E-Mail, wenn Sie sie eingeschaltet haben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen; dabei löschen wir Ihre Kontodaten, gespeicherten Gräber und Gedenkseiten. In Bestellungen ersetzen wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten, soweit wir sie nicht für Abrechnung oder gesetzliche Pflichten benötigen.

5. Gedenkseiten und Kondolenzbuch

Für eine Gedenkseite verarbeiten wir die Inhalte, die die Familie einstellt: Titel, Spruch, Lebenslauf, Fotos und die Lebensdaten aus dem Grabeintrag. Die Familie entscheidet, ob die Seite öffentlich ist. Öffentliche Seiten kann jeder mit dem Link aufrufen.

Wer ins Kondolenzbuch schreibt, hinterlässt Namen und Text. Der Eintrag ist erst sichtbar, wenn die Familie ihn freigibt; sie wird per E-Mail über neue Einträge informiert. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Einträge je Anschluss; die IP-Adresse wird dafür nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher gehalten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber der Familie und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gegenüber Verfassern von Einträgen (Anzeige ihres Beitrags). Die Seite wird gelöscht, wenn die Familie sie oder ihr Konto löscht. Für Buchung und Abrechnung bewahren wir die Rechnungsdaten nach den gesetzlichen Fristen auf.

6. Bestellungen im Marktplatz

Wenn Sie eine Leistung bestellen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, auf Wunsch Ihre Telefonnummer, das Grab, den Wunschtermin und Ihren Hinweis. Diese Angaben geben wir an den Betrieb weiter, der den Auftrag ausführt. Im Verlauf des Auftrags speichern wir die Nachrichten zwischen Ihnen und dem Betrieb sowie das Foto, das der Betrieb als Nachweis hochlädt. Über jeden Schritt informieren wir per E-Mail.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Betrieb ist für die Nutzung Ihrer Daten zur Ausführung und Abrechnung selbst verantwortlich. Aufträge bewahren wir für die Abrechnung der Provision und wegen steuerlicher Aufbewahrungspflichten bis zu zehn Jahre auf.

7. Betriebe

Für Betriebe verarbeiten wir Firmenname, Art des Betriebs, Anschrift, E-Mail, Telefon, Benutzername und Passwort-Hash, die angebotenen Leistungen, Zulassungen, Aufträge, Umsätze und Provisionen. Firmenname, Telefonnummer und Leistungen sehen Angehörige auf zugelassenen Friedhöfen; die Friedhofsverwaltung sieht die Kontaktdaten zur Prüfung der Zulassung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

8. Friedhofsverwaltungen

Für die Zugänge der Verwaltungen verarbeiten wir Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rechte, Zeitpunkt der letzten Anmeldung und das Protokoll der Änderungen, die eine Person vornimmt. Eine Anmeldung gilt bis zu zwölf Stunden. Für Vertrag und Abrechnung verarbeiten wir Rechnungsanschrift, Leitweg-ID, Zahlungsart und bei Lastschrift Kontoinhaber, IBAN und Mandatsreferenz. Anfragen an den Support speichern wir mit ihrem Verlauf.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Friedhofsträger) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung von Rechnungen, bis zu zehn Jahre). Die Daten der Friedhöfe selbst verarbeiten wir im Auftrag (siehe Abschnitt 1).

9. Karten und Routen

• Kartenansicht: Wenn Lavenia eine Karte zeigt, lädt Ihr Browser Kartenkacheln von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich). Dabei wird Ihre IP-Adresse übertragen. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Darstellung der Grablage). Datenschutzerklärung der OSMF
• Luftbild: Nur wenn Sie in der Karte „Luftbild“ wählen, lädt Ihr Browser Bilder von Esri (Environmental Systems Research Institute, Inc., Redlands, USA). Dabei wird Ihre IP-Adresse in die USA übertragen. [Rechtsgrundlage/Übermittlungsgrundlage prüfen, z. B. Einwilligung durch die Auswahl]
• Route zum Grab: Die Route öffnet Google Maps (Google Ireland Limited, Dublin) in einem neuen Fenster. Erst mit diesem Klick werden der Zielort und Ihre Daten an Google übermittelt; es gilt die Datenschutzerklärung von Google.

10. Empfänger und Dienstleister

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für die jeweilige Funktion nötig ist: an die Friedhofsverwaltung (zum Beispiel Ihre Bestätigung als nutzungsberechtigte Person), an Betriebe (Bestellungen) und an unsere Dienstleister für Hosting [Hoster], E-Mail-Versand [Anbieter] und Zahlungsabwicklung [Anbieter, sobald angebunden], jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet außer in den in Abschnitt 9 genannten Fällen nicht statt.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, für uns zuständig ist [Landesbeauftragte/r für Datenschutz, Anschrift]. Betrifft Ihre Frage Daten, die eine Friedhofsverwaltung führt, ist auch deren Datenschutzbeauftragte/r Ihr Ansprechpartner; kirchliche Träger unterliegen dabei kirchlichem Datenschutzrecht (DSG-EKD bzw. KDG).

Für alle Anliegen genügt eine E-Mail an [datenschutz@IHRE-DOMAIN.de]. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Stand: [Monat Jahr]